LES BONNES PRATIQUES POUR UNE VISIOCONFÉRENCE IMPACTANTE.

Les réunions en visioconférence sont désormais très répandues pour communiquer.
Nous allons nous pencher sur les bonnes pratiques à appliquer afin de rendre votre visioconférence efficace.

Quelles sont les règles ? Les aspects techniques et comportementaux ?

On va tout vous expliquer.

 Les particularités liées aux réunions à distance ?

• On constate que l’autorité est quelquefois impactée dans les visioconférences. 

Le manque de lien physique apporte aux participant une distanciation avec l’organisateur. Il faut alors trouver un outil qui permet de maintenir ce lien de subordination. Nous vous recommandons notre solution de visioconférence chez SRCI GROUP qui intègre toutes ces spécificités.

• La position statique n’est pas adaptée à certain type de réunion, comme par exemple des brainstormings, il faut donc instaurer et expliquer les règles au début de la réunion pour que tout le monde soit au courant du fonctionnement à appliquer lors de ce type de réunion.

• La visioconférence est un outil redoutable pour étendre votre prospection commerciale au niveau national ou international sans avoir de contrainte de déplacement. 

• Le gain de temps est certain, les réunions en visioconférence ne vous demandent aucun temps de déplacement.

Les aspects techniques :

• Une réunion réussie passe par la maîtrise de l’outil ainsi que par la qualité de l’image et du son.

• La maîtrise de l’outil ? Oui, bien sûr .. Pour participer à un concours il faut en connaitre les règles. Et pour être efficace en visioconférence, il faut connaître pleinement les fonctionnalités de l’outil utilisé. (D’après une étude CSA 45% des personnes utilisant des outils de réunion en ligne n’exploitent pas pleinement les fonctionnalités présentes)

• Assurez-vous avant que la réunion ne débute, que tous les participants connaissent un minimum l’outil. Nous vous recommandons de débuter votre réunion par une explication des fonctions présentes.

Optimiser l’audio : 

• Le son est l’élément le plus important dans une réunion à distance.

• • Vérifiez la qualité de votre micro interne ou munissez-vous d’un micro (Les micro USB sont très simple d’utilisation). Voici une référence que vous pouvez utiliser : 

  https://www.bax-shop.fr/micros-usb/devine-m-mic-usb-bk-micro-a-condensateur-noir?utm_source=google&utm_medium=organic&utm_campaign=surfaces&gclid=CjwKCAiA4o79BRBvEiwAjteoYBcWuplpk4l0ewSkGpGSjBp_ZH870uzQfkWqZNS1GiNifxGgaWTC1xoCZxAQAvD_BwE&gclsrc=aw.ds

• Équipez-vous d’un casque ou micro-casque pour plus de confort.

Une image de qualité : 

• Évitez d’être assis à contre-jour
• Pensez à un arrière-plan neutre 
• Testez votre caméra avec un collègue avant la réunion

L’aspect comportemental : Les bonnes pratiques (organisateur et participant)

• Éviter de manger et/ou de boire durant la réunion.
• Se mettre dans des conditions de concentration.
• Choisir un endroit propice, c’est-à-dire calme. 
• Soigner votre présentation, aussi bien comportementale que physique. 

Pour la partie organisatrice : 

• Penser à afficher l’ordre du jour à l’écran 
• Utiliser le chat privé pour parler avec une seule personne ou le chat commun pour s’adresser à l’ensemble des participants
• Limiter la réunion à 1h ou plus avec la mise en place de pauses. Il est prouvé que les réunions aux durées trop élevées engendrent un manque de concentration au bout de 45 min. 

Vous pouvez nous adresser vos questions ou autres requêtes via l’adresse email suivante : CONTACT@SRCI-GROUP.COM

Nous nous ferons un plaisir de vous répondre. 

L’équipe SRCI GROUP.